🔒 Privacy

Privacyverklaring Club Kompaan

Club Kompaan is de planningsapp van de leiding van Jong Nederland Bergen. De vereniging is verantwoordelijk voor de gegevens in de app. De app wordt voor de vereniging gehost door de maker van Club Kompaan, op servers in de EU; daarvoor is er een verwerkersovereenkomst (zie het overzicht van verwerkers hieronder). We verkopen niets en tonen geen advertenties.

Vastgesteld door het bestuur op 27 oktober 2026.

✅ Zo voldoen we aan de AVG

• Zo weinig mogelijk gegevens. Leden en ouders hebben geen account. Voor kampen houdt de leiding per groep de naam, een contact van een ouder en zo nodig medische bijzonderheden bij.
• Ledengegevens apart en versleuteld. Gegevens van leden staan apart van de rest en zijn versleuteld, alleen voor de eigen leiding (zie Ledenregistratie hieronder).
• Geen namen van kinderen openbaar. Organiseren leden zelf een avond, dan staat er openbaar “Leden organiseren avond”; de namen ziet alleen de leiding. Ook in de openbare agenda en richting AI gaan geen namen mee.
• Veilig inloggen zonder wachtwoord. Via een inloglink per e-mail. Een persoonlijke link verloopt na 30 dagen niet gebruiken, een uitnodiging na 14 dagen. Daarnaast kan een tweede stap aan (een passkey of een code uit een authenticator-app); de afdeling kan die verplicht maken voor rollen met gevoelige gegevens. Het geheim van de app staat versleuteld, herstelcodes alleen als onleesbare vingerafdruk.
• Een nieuw e-mailadres werkt pas nadat het vanaf dat adres is bevestigd.
• 🆘 Noodblad. Het afdelingshoofd en de afdelingsbeheerders maken met een wizard een blad op papier voor als het misgaat. Wat ze daarin typen, blijft in hun browser en wordt niet bewaard; de app bewaart alleen wanneer het is nagekeken en door wie. Aan de maker gaat alleen een getal mee (hoeveel dagen geleden nagekeken, of dat de club er bewust van afzag), geen namen.
• Rechten per rol. Hulpleiding, leiding, beheerders en het afdelingshoofd zien en doen alleen wat bij hun rol hoort.
• Automatisch opruimen van logs en oude gegevens volgens vaste bewaartermijnen (zie hieronder).
• Geen tracking. Geen analyse- of advertentiecookies; alleen een noodzakelijk cookie om ingelogd te blijven. Lettertypes staan op onze eigen server.
• Versleutelde verbinding (https). E-mailadressen en gekoppelde sleutels staan versleuteld in de database, ook in de back-ups; in de app zien beheerders adressen alleen afgeschermd (bijvoorbeeld in**@da*****.nl). Back-ups van de database zijn als geheel versleuteld en blijven op de eigen server; zonder het geheim van de server zijn ze onleesbaar.
• Declaraties en bankgegevens. Een rekeningnummer (bij een declaratie of in je profiel) staat versleuteld in de database, ook in de back-ups. Het nummer in je profiel ziet alleen jij; bij een declaratie ziet de penningmeester het om uit te betalen. Foto's van bonnetjes en de tekst die daaruit gelezen wordt, staan ook versleuteld; het lezen gebeurt op onze eigen server en er gaat niets naar een andere partij. Bij een declaratie wordt het rekeningnummer ruim een jaar na het uitbetalen gewist, en de declaratie zelf na 7 jaar (de wettelijke bewaartermijn voor de boekhouding). Wordt je account verwijderd, dan gaan je bankgegevens mee.
• VOG. Van de leiding bewaren we alleen de datum van de VOG en of er een aanvraag loopt. De aanvraaglink van Justis staat versleuteld. Stuur je je VOG terug via de app, dan staat het document versleuteld en kan alleen de VOG-beheerder het openen (elke keer wordt vastgelegd). Zodra de beheerder de datum heeft opgeslagen wordt het document gewist, en anders uiterlijk na 14 dagen.
• Vertrouwenspersoon. Berichten aan de vertrouwenspersoon (anoniem of met naam) staan versleuteld en zijn alleen te lezen door de vertrouwenspersonen, niet door het bestuur, het afdelingshoofd of beheerders. Ze staan niet in logboeken en worden 90 dagen na het laatste bericht gewist. Bij een anoniem bericht bewaren we niets over de afzender, van tijdstippen alleen de dag, en het codewoord en de link alleen zo dat ze zonder het codewoord niet terug te vinden zijn. Een pushmelding voor zo'n gesprek gaat naar een apart adres dat niet aan een account hangt. Wil de vertrouwenspersoon iets delen (bijvoorbeeld met het bestuur), dan vraagt die eerst toestemming in het gesprek; zonder jouw toestemming wordt niets gedeeld.
• Zelf inzien en downloaden. Leiding kan op het profiel alle eigen gegevens downloaden en meldingen per soort uitzetten.

🧒 Ledenregistratie: apart en versleuteld

Voor kampen en activiteiten houdt de leiding per groepsavond een paar gegevens van leden bij. Daarvoor gelden extra regels:

• Apart van de rest opgeslagen. Alle gegevens van leden staan in een eigen, afgeschermd deel van de database (de “ledenkluis”), los van de planning en de gegevens van de leiding. Logboeken, meldingen, de AI-functies, openbare pagina's en agenda's lezen daar nooit uit.
• Alles versleuteld, ook de namen. Namen, contactgegevens van ouders en alles in de ledenkluis staan versleuteld (AES-256). Elke groepsavond heeft een eigen sleutel. Medische gegevens en gescande formulieren hebben daarbovenop een tweede slot met een aparte sleutel. Ook in de (versleutelde) back-ups zijn ze dus dubbel beschermd.
• Alleen de eigen leiding. Alleen de leiding (en hulpleiding, die alleen kan kijken) van de eigen groep ziet de leden. Andere groepen, beheerders en het afdelingshoofd niet, tenzij ze zelf leiding van die groep zijn. Alleen wie de functie Ledenadministratie heeft (alleen het afdelingshoofd kan die geven) ziet de leden van alle groepen, om ze toe te voegen of te verplaatsen; ook dat staat in het inzagelog.
• 🩺 Medische gegevens extra beschermd. Allergieën, medicatie, dieet en bijzonderheden bewaren we alleen met uitdrukkelijke toestemming van een ouder (die kan hem altijd intrekken; dan wissen we ze meteen). Ze staan niet standaard in beeld: wie ze mag zien (de leiding van de groep, de EHBO'er, de ledenadministratie, en leiding die meegaat op kamp, alleen rond dat kamp) bevestigt eerst met een passkey of code, en na 60 seconden verdwijnen ze weer van het scherm. Elke keer staat in het inzagelog; ouders zien in het ouderportaal wie keek (als de vereniging dat aan heeft staan; anders op verzoek). Eén keer per jaar vragen we de ouder of ze nog kloppen; zonder bevestiging wissen we ze.
• Inzagelog. Elke keer dat iemand gegevens van leden bekijkt (de ledenlijst, opgaven, medische gegevens, formulieren of een totaaloverzicht), wordt vastgelegd wie, wanneer en wat. De leiding van de groep en het afdelingshoofd kunnen dat log inzien. In logboeken staan nooit namen van leden, alleen een nummer.
• Kampen en activiteiten van de hele afdeling. Elke groep ziet alleen de eigen opgaven; anderen zien alleen aantallen. Alleen de aangewezen opgavenbeheerders zien de namen van alle groepen, met of het formulier is ingeleverd en of er betaald is, maar geen contactgegevens of medische gegevens. Alleen zij kunnen een overzicht als bestand downloaden (ook dat wordt vastgelegd).
• Online inschrijven. Ouders kunnen hun kind zelf inschrijven via een link van de leiding. Daarbij vragen we toestemming voor het gebruik van de gegevens, en apart voor medische gegevens. Alles komt meteen versleuteld in de ledenkluis; de inschrijf- en betaalpagina tonen geen namen, en de bevestigingsmail bevat geen medische gegevens.
• Betalen. Per inschrijving is er een betaalpagina met een eigen kenmerk, zonder namen.
• Papieren formulieren. De leiding maakt een foto met de telefoon; de tekst wordt op onze eigen server gelezen (geen externe dienst of AI) en versleuteld bewaard. De foto zelf wordt meteen weggegooid.
• Kampen: groepjes, slaapindeling, rijschema en noodkaart. Groepjes, slaapindeling en het rijschema (wie met wie meerijdt, met de naam van wie rijdt) staan versleuteld in de ledenkluis en verdwijnen 60 dagen na het kamp. De noodkaart (contact van ouders en medische bijzonderheden van wie meegaat) is alleen rond het kamp te openen, voor de leiding van de groep en wie meegaat, om af te drukken of als PDF mee te nemen; de browser bewaart hem niet, elk lid erop staat in het inzagelog, en op papier staat "VERTROUWELIJK" met de datum waarop hij vernietigd moet worden.
• Offline op kamp. Kamppagina's (draaiboek, paklijst, kookschema en taken) kunnen zonder internet worden geopend. Daarvoor bewaart de browser alleen die pagina's, zonder gegevens van leden; bij uitloggen wordt dat gewist.
• Zo kort mogelijk bewaard. Opgaven en de tekst van formulieren verdwijnen vanzelf een jaar na het kamp; gegevens van een lid tot het lid stopt (dan verwijdert de leiding ze). Ouders kunnen de leiding altijd vragen om inzage of verwijdering.

📋 Welke gegevens en waarom

• Leiding: naam, e-mailadres, eventueel een profielfoto, rol per groepsavond, aanwezigheid en ingelogde apparaten. Nodig om de groepsavonden samen te plannen (gerechtvaardigd belang van de vereniging).
• Logboek: wie wat in de planning heeft gewijzigd en wanneer iemand de app gebruikte. Nodig voor overzicht en beveiliging.
• Agenda-link en beginscherm: alleen de datum waarop je eigen agenda-link voor het laatst werd opgehaald en waarop je de app voor het laatst vanaf je beginscherm opende. Alleen gebruikt om je na een verhuizing van de app alleen de stappen te laten zien die je nodig hebt.
• Evaluaties: per avond het oordeel (👍/👎) en een korte notitie van de leiding, alleen zichtbaar voor de leiding van de groep. Voor AI-ideeën gebruiken we alleen thema's en titels met hun score, nooit de notities. Het jaarverslag bevat alleen aantallen.
• Huurders van de blokhut: naam en telefoon of e-mail, versleuteld opgeslagen en alleen zichtbaar voor wie de verhuur doet (de functie Verhuur, of wie de afdeling daarvoor het recht geeft). Nodig om de verhuur af te spreken. In de agenda van het bestuur staat alleen aan wie de blokhut verhuurd is; de leiding ziet alleen dát hij verhuurd is, en ouders en leden zien niets. Agenda-links die je kunt doorsturen bevatten nooit namen van huurders.
• Leden (kinderen): voor- en achternaam, naam, telefoon en e-mail van een ouder, eventueel medische bijzonderheden, en per kamp: opgegeven, formulier ingeleverd, betaald en de tekst van het aanmeldformulier; en per groepsavond wie er aanwezig was of afgemeld (een ouder kan zijn kind afmelden met een eigen link, met een reden die alleen de leiding ziet). Nodig om kampen veilig te organiseren (gerechtvaardigd belang; medische gegevens alleen met toestemming van de ouders op het aanmeldformulier).
• VOG: de datum van je VOG, een lopende aanvraag en tijdelijk het teruggestuurde document. Nodig omdat de vereniging met kinderen werkt (gerechtvaardigd belang en de afspraken van de vereniging of de bond).
• Berichten aan de vertrouwenspersoon: het onderwerp, de berichten en, als je dat kiest, je naam en hoe je bereikt wilt worden. Nodig om je te kunnen helpen; je bepaalt zelf of je anoniem blijft.
• Inzendingen via het formulier (ideeën, spellen, recepten, muziek): de tekst en, als je die invult, je naam. Je stuurt dit zelf in; je kunt vragen het te verwijderen.

⏳ Hoe lang we het bewaren

• Gebruikslog: 90 dagen
• Wijzigingslog: 365 dagen
• Gelezen meldingen: 60 dagen
• Afgewezen inzendingen: 365 dagen
• Inloglinks: 1 dag; ingelogde apparaten: tot uitloggen, uiterlijk 180 dagen
• Teruggestuurd VOG-document: tot de VOG-beheerder de datum heeft opgeslagen, uiterlijk 14 dagen
• Berichten aan de vertrouwenspersoon: 90 dagen na het laatste bericht
• Accounts van leiding: tot de leiding stopt; daarna verwijdert het afdelingshoofd het account
• Groepjes, slaapindeling en rijschema van een kamp: 60 dagen na het kamp
• Naam en contact van huurders van de blokhut: een jaar na de huur (datums en bedragen blijven voor de boekhouding)
• Medische gegevens van leden: tot 12 maanden na de laatste bevestiging door een ouder, daarna na drie mails en 60 dagen gewist (later als het kind op kamp gaat); meteen bij het intrekken van de toestemming of als het lid stopt. Het bewijs van toestemming: een jaar.
• De tekst van een gescand aanmeldformulier: 30 dagen na het kamp
• Opgaven van leden voor een kamp: een jaar na het kamp
• Inzagelog van ledengegevens: een jaar
• Aanwezigheid van leden per avond: een jaar na de avond
• Gegevens van een lid: tot het lid stopt; dan verwijdert de leiding het lid

🤝 Met wie we gegevens delen

• E-mailprovider, om inlogmails en meldingen te versturen.
• Cloudflare, dat de verbinding met de website verzorgt.
• Google Maps, voor het kaartje bij de locatie; Google ziet daarbij je IP-adres.
• 🚨 Beveiligingsmeldingen zonder namen (als de app gekoppeld is aan de licentieserver): de beheerder van de hosting krijgt bij een mogelijk inbraak alleen de soort voorval, de tijd, aantallen, een rol, het land van een inlog en een pseudoniem (een code die alleen de vereniging kan terugrekenen). Nooit namen, e-mailadressen, telefoonnummers of IP-adressen. Het land zoekt de app zelf op en het IP-adres wordt meteen weggegooid (IP Geolocation by DB-IP). Per persoon bewaren we 400 dagen alleen een vingerafdruk van de landen waaruit is ingelogd.
• AI-dienst (als de leiding die gebruikt), om programma's te bedenken; zonder namen.

We geven geen gegevens aan anderen, behalve als de wet dat verplicht.

🙋 Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken. Leiding kan veel zelf op het profiel. Voor de rest, of als ouder over een inzending: neem contact op met de leiding of het afdelingshoofd van Jong Nederland Bergen. We reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Laatst getoetst aan de AVG: 4 oktober 2026.